Les candidats à une carrière au sein de l'UE se demandent souvent qui sont les « évaluateurs » dans leur centre d'évaluation EPSO, et s'ils sont vraiment en mesure d’assurer une évaluation impartiale et professionnelle de leur performance à l'examen EPSO.
Pour avoir une meilleure idée de la façon dont les évaluateurs sont formés , j’ai (András Baneth) suivi un cours intensif en novembre 2012 dispensé par la société SHL, la même société chargée par EPSO de gérer son propre centre d'évaluation à Bruxelles (et, à titre exceptionnel, au Luxembourg).
Lors du « cours de formation des évaluateurs », j'ai appris des choses très intéressantes sur les centres d'évaluation, la façon dont sont formés les évaluateurs et le code de conduite que les membres d'un comité de sélection, mis en place par EPSO ou toute autre organisation, devraient suivre. Pour vous aider dans votre préparation, j'ai rassemblé ici quelques idées qui, je l’espère, vous seront utiles.
1. Les centres d’évaluation ont au moins 5 « atouts principaux »
Trouver et identifier les candidats appropriés : si vous avez déjà tenté de recruter quelqu'un pour un emploi, vous savez certainement alors combien il est difficile de trouver le meilleur candidat pour le rôle donné. Même après les tests de présélection, il y a des centaines de candidats à l'UE, au sein du concours, qui doivent être soigneusement évalués.
La graphologie ? Elle semble être une méthode d'évaluation amusante, mais sa capacité à prédire qui sera un fonctionnaire de l'UE efficace est proche de zéro. Des références d’expériences professionnelles antérieures, un simple examen du CV ou un entretien « classique » (non structuré) sont quelque peu meilleurs... mais encore loin d'être parfaits. Il doit donc y avoir un moyen vraiment efficace pour sélectionner et recruter, et c’est le cas du centre d'évaluation.
Les centres d'évaluation ont été créés car ils offrent de nombreuses garanties et contrôlent ce que les autres méthodes ne sont pas en mesure de contrôler. Cela comprend l'utilisation de multiples critères pour évaluer les candidats, des observateurs multiples (évaluateurs) pour assurer l'homogénéité et l'absence de parti pris, un examen, réalisé par les pairs, des résultats des évaluateurs et des défis des évaluateurs vis-à-vis de chaque point de vue pour prendre des décisions légalement et professionnellement indiscutables. L'objectif est de se renseigner sur les candidats d'une manière holistique plutôt que de se concentrer uniquement sur leurs compétences organisationnelles ou leurs capacités d'analyse.
2. Est-il possible d’être objectif sur les candidats EPSO ?
Qui ou qu’est ce qui est observé ? En raison de la nature même des exercices du Centre d'évaluation EPSO, ce sont les candidats qui doivent être observés par les évaluateurs. Cela rend bien sûr l’épreuve sujette à des jugements subjectifs de la part des évaluateurs, ainsi une méthodologie particulière doit être utilisée pour éviter cela et garantir une méthodologie rationalisée.
Connaissance approfondie de la procédure EPSO : Les évaluateurs devront parfaitement connaître l’ensemble de la procédure de sélection de l'UE et le processus d'évaluation des candidats. Ils ont besoin de connaître les critères précis sur la base desquels ils les notent (voir ci-après). Ils ont besoin de connaître le programme de la journée d'évaluation de façon à ce que si un candidat dépasse le temps imparti à sa présentation orale ou n’arrive pas à temps à l'exercice de groupe, cela peut se refléter sur le résultat. En outre, les formulaires d'évaluation doivent être uniformes pour tous les évaluateurs et, le plus important, la méthode, y compris les indicateurs positifs et négatifs (c'est-à-dire les sous-catégories de chaque compétence EPSO), doit être parfaitement claire pour chacun d'entre eux.
Biais cognitifs et subjectivité : par exemple, un évaluateur peut évaluer la compétence « travail en équipe » d’un candidat en disant : « bien, ce candidat semble bien coopérer avec ses collègues », mais la notation devra être effectuée selon une analyse comparative de la performance du candidat vis-à-vis de chaque indicateur de cette compétence (dans le cas ci-dessus : « montre de l’ouverture aux idées des autres » ou « tente de trouver un compromis en cas de divergence de points de vue »). La note globale pour une compétence donnée peut donc ainsi être attribuée. La clé est de minimiser les jugements subjectifs ou biais cognitifs (avez-vous déjà entendu parler de l'effet de ”halo”?) et de simplifier la procédure d'évaluation, autant que possible.
3. Mais qu'est-ce qu’une « déclaration de comportement »?
Observé, enregistré, réalisé : l'essence des 7 +1 compétences qu'EPSO évalue, c'est que chacune d'entre elles doit être décrite et détaillée par les indicateurs mentionnés ci-dessus, qui sont ensuite observés et enregistrés par « les déclarations de comportement » lors de l'évaluation en elle-même : ce que les évaluateurs « veulent » vous voir faire en observant directement vos actions dans le centre d'évaluation.
Ce qui ne peut passer : si un évaluateur écrit dans ses notes que « le candidat semble avoir une très haute opinion de lui-même », ou que « le candidat est ouvert et honnête », cela ne peut pas être considéré comme une déclaration de comportement. Ce devrait être quelque chose comme « le candidat interagit bien avec les autres membres du groupe » ou il « se tourne vers la personne à qui il s’adresse ».
Les évaluateurs qualifiés n’écriront pas dans la version originale de leur note que le « candidat a compris que son rôle était très important », parce que ce n'est pas lié à une action spécifique qui pourrait être observée directement..
Voir, entendre, OK : l’élément à retenir est que les évaluateurs doivent faire très attention à n’écrire que ce qu'ils voient ou entendent, mais ils ne peuvent pas déduire quoi que ce soit d'autre à partir de cela - pas encore. Les conclusions viennent à la fin de la journée quand les notes descriptives sur vos actions sont transformées en une évaluation: les points entre votre comportement, comme indiqué par vos actions, sont mis en relation et chaque compétence (comme le leadership ou l'apprentissage et le développement) est notée sur cette base. On verra ce point plus loin dans cet article.
Ainsi, les éléments ressemblent à peu près à ce qui suit :
Compétence (par ex. résistance) → +/- indicateurs → déclarations de comportement (actions)
4. Les exercices et les tests sont excellents... mais il y a une limite !
Compétences - max. 8-10 : lors du cours dispensé par SHL, j'ai également appris que dans tout centre d'évaluation (et EPSO ne fait pas exception non plus), le nombre de compétences testées devrait être limité à 8-10. C'est pourquoi vous êtes testé sur 7 +1 compétences dans le système de carrières de l'UE (le +1 concerne le leadership qui n’est testé que pour les rôles d’administrateurs) et non pas, disons, sur 12 compétences qui pourraient ainsi inclure « création et conceptualisation » ou « esprit d’entreprise et performance » (qui sont des compétences valables et réelles, seulement EPSO a décidé de ne pas les tester).
Exercices – chaque exercice teste max. 3-4 compétences : une autre des « meilleures pratiques du secteur » correspond au fait que chaque exercice du test devrait se concentrer sur rien de plus que 3-4 compétences. En pratique, cela signifie que lorsque vous êtes dans l'exercice de groupe, pas plus que 3-4 compétences sont en cours d'évaluation (par exemple, travail en équipe, analyse et résolution de problèmes, etc.), même si, pour certains examens EPSO spécialisés, il pourrait y avoir des exceptions à cette règle. Dans tous les cas, les évaluateurs ne devraient pas être invités à se concentrer sur trop de compétences en même temps alors qu’ils enregistrent vos paroles, vos actions et vos signes non verbaux.
Exercices – max. 5 : la dernière limite est le nombre d'exercices ou de tests utilisés au Centre d'évaluation. On ne doit pas demander aux candidats d’en passer plus de 5 ; ce qui est un nombre suffisant pour donner une image solide de vos compétences et de votre personnalité. Encore une fois, EPSO peut parfois avoir 6 tests pour certains rôles spécialisés (comme un second « entretien » en dehors de l'« entretien structuré » habituel), mais ceci est une exception et non la règle. Les exercices de test de base sont l’ entretien structuré , la présentation orale , l’ exercice de groupe et l’ étude de cas .
5. Je le crois quand je le vois
Les évaluateurs professionnels comme les fonctionnaires de l'UE détachés qui siègent au comité de sélection de carrières de l'UE peuvent avoir quatre façons de comprendre qui vous êtes et si vous avez le niveau requis de compétences. Les moyens d'identifier et de présenter les éléments sont les suivants :
- Comportement présu : ceci est basé sur certains éléments de données tels que votre CV ou le fait que vous arriviez en tee-shirt au concours EPSO et certaines conclusions sont tirées de ces faits. Par exemple, si cette méthode de collecte de données a été utilisée sur vous, les évaluateurs pourraient déduire de votre apparence que vous ne vous préoccupez pas beaucoup du concours et donc rejeter votre candidature. Cette méthode, bien sûr, n'est pas la meilleure pratique et elle n'est pratiquement jamais utilisée dans un centre d'évaluation (elle peut néanmoins être utilisée dans d'autres processus RH).
- Comportement mesuré : comme son nom l'indique, il s'agit d'une façon scientifique de collecte de données et ceci est assez fiable, mais elle a ses limites compte tenu de son caractère indirect. Par exemple, les tests de présélection tels que les examens de raisonnement abstrait, verbal ou numérique ou les tests de mise en situation (TMS) sont mesurés selon une matrice spéciale parce que les évaluateurs ne sont pas assis dans votre dos pour regarder comment vous répondez aux tests. En outre, l'étude de cas ou les tests de connaissances professionnelles ne peuvent être évalués que sur la base de la mesure du comportement, toutefois ce type de méthode ne peut être appliqué pour « mesurer » votre activité dans l'exercice de groupe, donc il est vérifié par une méthode différente.
- Comportement rapporté : c'est certainement une donnée secondaire et elle a ses mérites, mais c'est une autre méthode indirecte indirecte et doit donc être manipulée avec précaution. L'entretien structuré est un exemple typique où vous rapportez un certain comportement passé et donnez des détails à ce sujet aux évaluateurs. Puisque votre parole est la seule source de données (même si votre langage corporel, vos réponses aux questions à suivre et d'autres « signes » sont également pris en compte), elle doit être soigneusement testée pour s'assurer qu'il n'y a pas de « déformation de la vérité » dans celle-ci. En outre, un appui ou une lettre de recommandation sur vous peut également servir d’outil de développement de la confiance, mais comme ce sont aussi des références indirectes à votre comportement, ces éléments peuvent être biaisés.
- Comportement affiché : au cours du centre d'évaluation, c'est l'un des principaux moyens de recueillir des données sur vous, vos compétences et votre personnalité globale. Vous faites preuve d'une série de traits de comportement au cours de l'exercice de groupe ou lors de la présentation orale, et la tâche des évaluateurs est de bien observer et de prendre des notes sur votre comportement affiché behaviour. C'est une source très importante de données étant donné qu'il est terriblement difficile, voire impossible de toujours manipuler ou modifier votre comportement (vous pourriez être en mesure de le faire pendant un certain temps, mais étant donné le nombre et la durée des exercices, vous agirez tôt ou tard comme votre véritable « Moi »)
6. Procédé d'évaluation étape par étape
Lorsque vous êtes dans un centre d'évaluation, vous pouvez vous demander comment les évaluateurs vous évaluent vraiment tout au long de la journée. Je me suis également poser cette question avant le cours de formation et j’ai obtenu une réponse détaillée par la suite.
Étape # 1 – Observer : avant toute chose, tous les évaluateurs sont tenus d'observer vos actions et comportements. Cela peut sembler évident, mais il est très facile d'aller au-delà et immédiatement attribuer des caractéristiques au candidat (« il a une très grande confiance en lui » - ce n'est pas un constat, c'est déjà une évaluation !). L'observation est limitée à ce que l'œil peut voir (ou, en fait, à ce qui peut manquer : manque de réponse, manque de prise en compte, manque d'interaction dans un groupe, etc.), cela ne peut pas aller au-delà de ceci par hasard. Une bonne façon de s’assurer que les évaluateurs ne font qu’observer est l’utilisation presque exclusive de verbes dans leurs notes et moins d'adjectifs.
Étape # 2 – Enregistrer : la deuxième étape est d'enregistrer ce que vous avez vu. Encore une fois, cela peut sembler très simple, mais si vous essayez d'observer une personne dans un groupe (pourquoi ne pas observer une discussion en studio à la télévision ou sur Youtube et essayer de se concentrer sur l'enregistrement des actes, des paroles et des gestes de l'un des participants !), il peut être difficile d’écrire et de regarder en même temps. Même si un évaluateur ne peut jamais observer plus de 2 personnes en même temps, chaque personne doit être considérée dans un contexte social et non dans un isolement (cela est surtout vrai pour l'exercice de groupe bien sûr).
Citer ce qu'un candidat a dit est tout aussi important, car il peut servir de donnée parfaite quand il s'agit de la phase d'évaluation de la procédure d'évaluation. Enfin, les évaluateurs s'assurent de ne recueillir que des données au cours d'un exercice du Centre d'évaluation et d'éviter tout ce qu'ils ont pu voir pendant la pause déjeuner ou à l'extérieur du centre sur l'avenue de Cortenbergh (où se trouve le siège d'EPSO).
Étape # 3 – Classifier : la troisième étape est la classification des données enregistrées, qui est réalisée, par les évaluateurs, en encerclant, en soulignant ou en traçant des flèches pour chaque donnée et en les mettant en relation avec les compétences spécifiques. Il s'agit d'un exercice délicat, car certaines données, comme par exemple lorsqu’un candidat interrompt régulièrement un autre, peuvent être classées aussi bien sous « travail en équipe » ou sous « résistance ». Les évaluateurs peuvent le faire car il n'y a pas de règle qui dit : « Une donnée - une compétence ». D'autre part, toutes les données doivent être examinées dans leur contexte, donc si vous interrompez quelqu'un une fois, cela n'aura aucun impact négatif sur votre note... sauf s’il y a d'autres données à l'appui qui montrent que vous ne collaborez pas avec les autres.
Étape # 4 – Évaluer : enfin, les évaluateurs évaluent toutes les données sous chaque compétence (par exemple, sous la rubrique « résistance », ils peuvent avoir classé des éléments de données tels que « le candidat était silencieux et croisa les bras pendant 5 secondes lorsqu’une question difficile lui a été posée lors de la présentation orale » et « le candidat ne pouvait pas étayer ses allégations selon lesquelles l'option n°3 de l'exercice de groupe était la meilleure quand d'autres, dans le groupe, ont contesté sa position et il a déclaré : « Je ne sais pas vraiment ce que je préfère, mais c’est celle que j’aime le plus ») et les convertissent en une note. EPSO utilise généralement une unité de mesure de 1 à 10 par compétence, tandis que pour les examens spécialisés, une unité de mesure de 1-5 est utilisée par compétence.
7. Intégration européenne ? Pas cette fois : la session d'intégration des évaluateurs ou comment la notation est réalisée
Il est vital pour les évaluateurs qualifiés de suivre une méthodologie stricte pour éviter tout parti pris qui pourrait nuire à un candidat (ou qui pourrait entraîner des poursuites judiciaires !). Par conséquent, certaines règles, que vous trouverez ci-après, doivent être respectées :
- Attendre jusqu'à la fin : les évaluateurs ne discuteront jamais d’un candidat en particulier avant la fin de la journée - sinon il y a un risque qu’un autre évaluateur jugera le candidat avec des idées préconçues ou même des préjugés.
- Semi-anonymat : les candidats sont généralement notés et évalués sur la base de leur prénom et d’un numéro de candidat mais les évaluateurs ne connaissent pas leur nom complet, leur CV ou toute autre information qui pourrait affecter l’objectivité de leur évaluation.
- Exercice de groupe pour les évaluateurs : lorsque tous les évaluateurs se réunissent, la dynamique de groupe entre eux doit également être maniée avec précaution. Un évaluateur dominant avec son opinion ne devrait pas affecter la note d'un candidat : si un évaluateur souhaite donner 3 points sur 10 pour une compétence donnée, mais qu’un autre souhaite en donner 7, ils devront trouver un compromis et ne pas « donner plus de poids » à l’avis du premier évaluateur en raison de son ancienneté, son expérience ou d'autres facteurs, par rapport au second.
- Les défis de la notation : les évaluateurs doivent être très prudent à propos de la notation, ils ne doivent pas aller à l'excès (meilleur score, score minimum absolu, un score d'une compétence affectant une note d’une autre compétence), et ils doivent préciser à l'avance si les points de fraction (par exemple : 3,5) sont autorisés.
- Procédure de prise de décision : comment font les évaluateurs en tant que groupe pour prendre des décisions ? Est-ce par consensus, par vote, par tirage au sort (blague ☺) - il s'agit d'une question fondamentale et la plupart des notes et des candidats sont généralement adoptées par consensus.
Eh bien, si vous lisez ce paragraphe, félicitations pour la lecture de cette article en entier ! !
Cela signifie que vous êtes vraiment intéressé par les centres d'évaluation, et mon sentiment est que vous êtes un candidat à un examen EPSO. Si c'est le cas, assurez-vous de consulter nos webinaires de formation en ligne, nos formations en classe et mes services de formations individuelles!
Et vous pouvez bien sûr nous demander des conseils gratuitement, à tout moment en cliquant ici!