Comment j’ai réussi le Concours d’Administrateur EPSO (AD) – Centre d’évaluation

III. Comment est le centre d’évaluation

J'ai eu le plaisir de participer à 3 centres d’évaluation différents en 2011. Un pour les Assistants (AST) et deux pour les Administrateurs (AD), j'espère donc pouvoir vous donner quelques conseils sur le déroulement ou encore la manière et les éléments de ma préparation.

Je vais maintenant évoquer le centre d’évaluation AD. Toutefois, s'il y avait une différence avec la version AST, alors je la signalerais explicitement.

Étude de cas

Comme vous le savez peut-être, pour les concours généraux d'Administrateur, l'étude de cas est organisée en même temps dans tous les centres d'examens EPSO en Europe et sur un ordinateur. De plus, vous devez être présent au centre d'examen 15 minutes à l'avance.

Assurez-vous de respecter cette exigence afin de pouvoir vous préparer mentalement. Ainsi, exactement à l'heure indiquée, vous commencerez votre examen. Ne vous attendez pas à un écran d'ordinateur sophistiqué, le traitement de texte sur lequel vous travaillerez est d’une forme très basique (!).

En fait, il était si basique qu'il en était assez difficile à utiliser. Par exemple, il ne disposait pas de raccourcis clavier. L'étude de cas est composée de plusieurs fichiers de travail qui sont présentés dans le format d’un écran. Vous devez ouvrir tous les courriels, toutes les newsletters, etc. à votre disposition sur l'ordinateur en naviguant au bas de la page.

Chaque fichier recouvre l’autre ainsi que votre champ d'écriture, ce qui rend la navigation peu pratique et assez difficile pour avoir une vue d’ensemble de votre dossier. En outre, la fenêtre où vous devez écrire est uniquement disponible dans la moitié inférieure de la page, la partie supérieure de l'écran étant consacrée à la description de votre tâche. Cela signifie que vous devrez utiliser la barre de défilement un grand nombre de fois et que vous ne serez pas en mesure d'avoir une bonne vue d’ensemble sur la « rédaction » que vous composerez.

Les tâches dont on attend de vous sont généralement correctes, cependant, vous ne les trouverez pas en relation avec votre domaine dans tous les secteurs. Malgré tout, dans la plupart des domaines, je crois que vous pouvez plus ou moins vous attendre à ce qu’il faudra écrire, aux sujets incontournables, au genre de rapports ou de formats qui sont utilisés dans le domaine donné.

En m’appuyant sur le webinaire d’étude de cas d’Online EU Training et sur un certain bon sens, j'ai lu beaucoup d'articles portant sur mon sujet, ce qui fait que je me suis senti très bien armé vis-à-vis de la terminologie de mon domaine. En fait, il s'est avéré que l'étude de cas était très différente de ce que nous, les candidats, attendions tous et, par conséquent, ma conclusion importante est que vous avez besoin de beaucoup plus de connaissances et de compétences dans les techniques de rédaction que dans le domaine en rapport. Je dois dire d’ailleurs que j'ai trouvé cela injuste compte tenu de l'avis de concours et de la description du profil.

Vous pouvez vous préparer à l'étude de cas en lisant des articles sur le thème de « rédiger clairement » et bien sûr, il est très important que vous structuriez vos phrases d’une manière logique et clairement compréhensible (en utilisant par exemple des puces, des en-têtes de parties, des phrases courtes et des phrases clés). À mon avis, une bonne structure représente la moitié du succès et n’oubliez pas que c’est la bonne communication écrite qui est évaluée ici.

Je pense que la meilleure tactique est de lire la description des questions/tâches et de commencer d’ores et déjà à rédiger le titre et les sous-rubriques de votre rédaction. Ensuite, lisez les documents de travail, tels que les courriels ou les documents et newsletters qui vous sont donnés et remplissez les rubriques en conséquence. Il faut aussi toujours se laisser une bonne vingtaine de minutes à la fin pour passer le texte au peigne fin et le peaufiner.

Comme vous le savez peut-être, le concours d'assistant (AST) ne propose pas d'étude de cas, mais un exercice de « bac à courrier » sur ordinateur. Celui-ci teste vos capacités de hiérarchisation et d’organisation pour lesquelles il n'y a pas beaucoup de choses que vous pouvez préparer. Lisez attentivement les instructions et assurez-vous de ne pas manquer de temps. Personnellement, je n'ai eu aucun problème avec la gestion du temps puisque j'ai eu 7 à 8 minutes à la fin pour vérifier à nouveau toutes les réponses au moins une fois.

Partie orale du Centre d’évaluation – Présentation et Interview

On nous a demandé de nous présenter à une certaine heure dans la matinée. Certaines personnes ont commencé aux alentours de 9h, d'autres à 10h ou encore 11h. Au tout début, on nous a demandé de remettre le « paquet » que nous avions à préparer (constitué du formulaire de candidature signé, la preuve de notre expérience professionnelle si nécessaire, la copie du diplôme, une photo, etc.). Puis, au tout début également, tout le monde reçoit l'ordre du jour pour la journée, y compris des informations sur l'endroit où se rendre et à quel moment. C’est très bien organisé, il n’y a rien à redire à ce sujet !

Entretien structuré

Puis, il y a eu l’entretien de 40 à 45 minutes. Généralement, les personnes qui font passer les entretiens sont très agréables, très bien préparées, ce qui signifie également que vous pouvez à peine lire sur leurs visages, faisant d’eux probablement d’excellents joueurs de poker. Les questions qu'ils vous posent sont basées sur les 4 compétences qui vous ont été données à l'avance et, avant chaque thème, les évaluateurs vous informent de la compétence sur laquelle portera la question à suivre. Les questions sont précédées d'une introduction de 2 à 3 minutes sur vous-même. Soyez vigilant, si vous parlez plus, vous serez arrêté dès que votre temps sera écoulé !

Puisque l'entretien se concentre sur votre expérience liée aux compétences données, votre préparation doit se concentrer sur plusieurs bons exemples de ce que vous avez fait dans votre vie personnelle ou professionnelle.

J'ai consacré beaucoup de temps à réfléchir sur les questions qui peuvent survenir pour chacune des compétences lors de l'entretien. J'ai énuméré un grand nombre d'entre elles et essayé d’y répondre pour mon cas personnel. Vous serez surpris de voir combien les évaluateurs peuvent être créatifs parfois dans les questions complémentaires, mais cela ne vaut pas la peine de s'inquiéter.

Je pense que si vous avez 3 exemples pour chacune des compétences, vous devriez être en sécurité. Cela vous donne 12 exemples en tout et si vous avez 12 histoires à leur raconter, c’est sûr que vous serez en mesure d’en évoquer une ou deux lors de l’épreuve.

Soyez toujours honnête parce que je suis sûr que les évaluateurs peuvent vous surprendre si vous mentez, d’autant plus que les questions se recoupent. Si vous mémorisez 12 histoires, je parie que vous pouvez formuler ou adapter un grand nombre d'entre elles et les utiliser de différente manière pour plusieurs questions liées aux compétences.

Par exemple, si vous êtes invité à donner un exemple de travail en équipe, vous pouvez facilement utiliser une expérience de travail qui soit également appropriée pour le leadership (si vous étiez le chef de cette équipe de projet). Mon conseil est d'être très précis sur ce que vous avez fait, sur votre rôle, la façon dont vous avez réussi la tâche car les évaluateurs veulent connaître votre implication personnelle dans le projet. Enfin, la cerise sur le gâteau serait de conclure avec une leçon à tirer de cette histoire.

Présentation orale

C'est le deuxième exercice de la journée, même s’il est vrai que vous pourriez avoir les tests dans un ordre différent du mien. Vous avez 30 minutes de préparation et vous recevez un document de 12 à 13 pages à lire, qui dans mon cas portait sur la présentation d’un document de travail à ma hiérarchie concernant une étude sur le chômage et une analyse statistique de base.

Sachez que ce n'est que dans les 5 dernières minutes de la préparation que vous recevrez le paper-board afin de rédiger votre plan de base, si vous souhaitez le faire. Durant mon exercice, les deux évaluateurs ont joué le rôle de chef d'unité et de directeur. Et ils l'ont très bien fait, c’était une simulation proche du monde réel.

Tandis que vous lisez la description de votre tâche, essayez de structurer le récit que vous souhaitez raconter. Trouvez le message clé du texte sur lequel vous baserez votre discours. On vous donne une feuille de papier pour prendre des notes. En ce qui me concerne, après avoir lu le texte, j'avais déjà noté les titres sous forme de puces.

Après avoir lu le texte intégralement, j'ai tenté de réfléchir sur l'histoire complète que je prévoyais de présenter lors de mon discours. Puis, j’ai réfléchi sur la façon dont je devais raconter l'histoire avec un début et une fin appropriée.

Une bonne ouverture, la description et l'argumentation des parties prenantes du texte donné et une bonne conclusion sont des éléments essentiels. Dans mon cas, j'ai été invité à donner mon opinion personnelle sur la façon dont je pouvais résoudre le problème. Je pense que c'était une question justifiée puisque mes compétences analytiques ont très certainement été testées avec cet exercice.

De cette façon, j'ai été testé pour savoir si je pouvais comprendre toute la portée de la tâche et cela a également ouvert la voie à la session des questions-réponses. Sur les 10 minutes qui m’ont été accordées pour la présentation, j’en ai utilisées 9. Puis encore 10 minutes ont été consacrées aux questions-réponses.

Soyez préparé à recevoir des chiffres et des graphiques dans les textes, et attendez-vous à ce qu’on vous pose des questions « inattendues », des questions pour lesquelles il est possible que vous n’ayez aucune idée de la réponse à fournir. Celles-ci sont délibérément posées pour tester votre résistance et je pense que s’il n'y a pas de bonnes réponses en termes de contenu professionnel, votre argumentation fera la différence. Ce fut l'exercice que j'ai le plus apprécié et je suppose que c’est ici que j’ai le mieux réussi.

Exercice de groupe

Tous les participants se sont réunis en fin d'après midi autour de 16 heures. Nous avons été répartis en groupes de 6 personnes et nous avons tous reçu la même description de la tâche, sauf la dernière page qui était différente pour chacun de nous.

La mission du groupe était de discuter et de trouver une solution au « problème ». Fait intéressant, il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises solutions. Ce qui a été testé était l'interaction avec les autres, la capacité à écouter, la faculté à fournir un feedback ou encore à partager son opinion avec les autres.

La dernière page, qui est différente pour chacun des participants à la réunion, vous attribue la position d'une ONG, d’un organisme de l'UE ou d’une entité similaire. Selon moi, il ne s'agit que d'une position dans le débat que vous devriez présenter aux autres, mais pas nécessairement ce que vous avez à défendre à leur égard.

Certains autres candidats ont compris différemment et ils ont défendu leurs positions, tels des bouledogues. Je ne sais pas si cela était la bonne approche, cependant j’ai essayé de participer à la discussion et d’aider à la structurer de façon proactive afin de pouvoir aboutir à une solution. Nous avons eu un total de 45 minutes pour le faire, malgré tout le temps alloué était très court et nous avons presque manqué de temps. Ainsi, nous avons à peine eu le temps de conclure l'exercice, mais j'ai été plus qu’heureux de recevoir une lettre de la part d'EPSO, environ 3 mois plus tard, m'informant que j’avais obtenu assez de points pour être parmi les candidats inscrits sur la liste de réserve. Hourra !

Questions? Remarques? N’hésitez pas à ajouter vos commentaires et idées concernant ce sujet!!

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